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Un bureau rangé tout le temps, est-ce possible ? Ordonner son bureau, c’est un peu comme remiser sa cuisine ! Lorsqu’on cuisine, on sort plein d’ingrédients, le livre de méthodes culinaires, de la vaisselle, …Idem lorsqu’on travaille : on peut avoir à sortir plusieurs papiers, des fournitures de bureau, … Cela ne veut dire pas pour autant avoir un bureau en désordre. L’important est de bien classer le tout quand le travail est terminée. Mais pour cela, il faut se retrouver dans quelques étapes tout d’abord pour correctement que le rangement se fasse facilement. Pour faire du tri, on peut se baser sur les durées légales minimales de conservation. Il est en effet inutile de garder des dossiers qui ne serviront jamais ( excepté les souvenirs qui sont à prendre soin à part ).
Un levé d’acte d’arrivée sur terre est demandé si vous devez renouveler des papiers d’identité comme un passeport, une carte d’identité ou pour demander un livret de famille. Ce document est aussi indispensable lors d’un cérémonie ou d’un divorce par exemple. Selon les cas, différentes formes d’extrait d’acte de naissance peuvent être exigées : soit une copie parfaite qui ajoute, en plus des informations nécessaires, des mentions dites « marginales » comme un pacs, un divorce, un décès ou l’achat de la français ; soit un levé d’acte d’arrivée sur terre avec filiation qui mentionne les éléments concernant les parents ou pour terminer un levé d’acte d’arrivée sur terre sans filiation qui rapporte seulement les infos de la personne concernée par l’acte.
Nous ne sommes plus dans un monde cent pour cent . Les papiers peuvent à la fois être sur votre ordinateur, mais également quelque part parmi tous vos papiers. Le plus facile pour retrouver ce célèbres RIB ou cette ancienne facture, c’est d’avoir une copie digitale toujours avec soi. Mais scanner l’intégralité de votre paperasse peut sembler rébarbatif, voir infaisable. Pourtant, une société comme Doxie va proposer des petits scanners portatifs d’excellente qualité qui vous donneront la possibilité de scanner vos papiers simplement pour les importer sur votre ordinateur ou directement dans le cloud d’Evernote par exemple. Scanner la totalité de vos documents papiers, c’est néanmoins plus efficace ( et plus respectueux pour la nature ) que d’imprimer l’ensemble des documents que vous recevez sur votre ordinateur. En plus, une fois scannés, la recherche devient plus simple qu’en mettant à sac votre bureau !
Sur la toile, vous pouvez très facilement trouver le délai de conservation qui s’applique à chacun de vos documents : il est decisif de se renseigner pour ne pas faire face de difficultés plus tard ! ainsi que vous êtes en pleine possession de toutes ces informations, vous pouvez commencer le rangement. dans un premier temps, comme la plupart des personnes, vous avez à tous les coups des papiers en attente de classification. Pour éviter de les perdre ou d’omettre leur rangement, réservez-leur un environnement, en installant par exemple une corbeille sur votre bureau.
Le secret pour ne pas être débordé, c’est de ne pas ranger en ligne. L’action de sortir la pochette, dénicher la bonne place pour le document, le placer et ensuite ranger la pochette est quelque chose de long, sans aucune valeur ajoutée pour votre et à la longue maussade. Non, le secret, c’est de procrastiner. Bon, une procrastination organisée…La meilleure organisation possible est d’avoir un scanner et une bannette à côté. Scannez chaque document important ( facture, contrat, etc ) et posez dans votre bannette ( dans l’idéal à plusieurs étages ) les factures dans la corbeille Comptabilité, les papiers Administratifs dans Administratif, etc…Une fois tous les mois, videz la bannette en rangeant les documents papiers là où ils doivent aller.
La première chose que tu peux faire pour gérer au mieux tes papiers, c’est limiter les entrées. Les papiers inutiles, c’est comme les mails, autant se désinscrire quand c’est possible ! En ce qui concerne les papiers utiles voire indispensables, tu peux opter pour leur version numérique. Quand tu reçois tes factures, tes relevés bancaires, tes lettres d’information, tes avis d’imposition etc directement au format numérique, c’est autant de paperasse en moins à traiter. Je ne sais pas ce que tu en penses, mais quelques clics pour télécharger le document dans le bon dossier, j’estime ça plus simple et rapide que d’organiser des courriers. Donc, conseil n°1 : fais du tri et passe au web quand c’est possible. S’il y a des dossiers dont tu as besoin souvent, pense à en retenir une version numérique que tu pourras retrouver rapidement.
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