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Un bureau rangé en permanence, est-ce possible ? Ordonner son bureau, c’est un peu comme placer sa cuisine ! Lorsqu’on cuisine, on sort plein d’ingrédients, le donne de recettes de cuisines, de la vaisselle, …Idem lorsqu’on travaille : on peut avoir à vous en sortir plusieurs papiers, des fournitures de bureau, … Cela ne signifie pas pour autant avoir un bureau en désordre. L’important est de correctement mettre de coté le tout quand la tâche est terminée. Mais pour cela, il faut se retrouver dans quelques étapes au préalable pour bien que le rangement se fasse facilement. Pour faire du tri, on peut se baser sur les durées légales minimales de conservation. Il est en effet futile de garder des documents qui ne serviront jamais ( excepté les souvenirs qui sont à traiter à part ).
C’est un document public qui est donné par une infirmère lorsqu’il constate le décès. Il sert aussi à prouver que le décès ne va pas happer de problèmes médico-légaux et que le défunt n’est pas mort grâce à d’une maladie contagieuse. Ainsi, dans le cadre de l’organisation des obsèques, les pompes funèbres sont en mesure de réaliser de la dépouille en toute sécurité. Le constat de décès est portionné en deux catégories : La première est publique et inclut des informations administratives telles que : Nom et prénoms du défuntDate de naissance et sexeDomicile et commune de décès…
Nous ne sommes plus dans un monde 100% . Les papiers peuvent à la fois être sur votre ordinateur, mais également quelque part parmi tous vos papiers. Le plus facile pour retrouver ce fameux RIB ou cette ancienne facture, c’est d’avoir une copie digitale toujours avec soi. Mais scanner l’intégralité de votre paperasse peut s’avérer rébarbatif, voir infaisable. Pourtant, une société comme Doxie va proposer des petits scanners portatifs d’excellente qualité qui vous permettront de scanner vos documents simplement pour les importer sur votre ordinateur ou directement dans le cloud d’Evernote par exemple. Scanner la globalité de vos documents papiers, c’est cependant plus efficace ( et plus respectueux pour la nature ) que d’imprimer la totalité des documents que vous recevez sur votre ordinateur. En plus, une fois scannés, la recherche devient plus facile qu’en mettant à sac votre bureau !
Sur la toile, vous pouvez très facilement trouver le délai de conservation qui s’applique à chacun de vos documents : il est decisif de se renseigner pour ne pas faire face de difficultés plus tard ! dès lors que vous êtes en pleine possession de l’ensemble ces infos, vous pouvez commencer le rangement. dans un premier temps, comme la plupart des personnes, vous avez à coup sûr des papiers en attente de classement. Pour éviter de les perdre ou d’omettre leur rangement, réservez-leur un espace, en installant par exemple une corbeille sur votre bureau.
il est recommandé de garder ces papiers administratifs, mais ils ont aussi leur date limite d’utilisation. Ainsi, passé un certain délai, il n’est plus nécessaire de préserver certains papiers tels des documents de facturation et des déclarations en tout type. Voici un bilan des durées pendant lesquelles il est recommandé de préserver les différents types de papiers : 1 an : les factures de téléphone, du web ou de déménagement, ou aussi les justificatifs de paiement d’un PV. 2 ans : les relevés d’allocations familiales, les honoraires du médecin, les lettres de résiliation de contrat, les papiers de sécurité sociale et mutuelle, ainsi que les documents de crédit. 3 ans : les avis de redevance audiovisuelle et les déclarations de revenus. 5 ans : les documents de facturation hydrolique et d’électricité, les quittances de sommes et de charges locatives, les factures de gaz, les attestations de paiement des impôts, le contrat de location et les justificatifs de paiement des pensions alimentaires. 10 ans : les relevés bancaires, les bordereaux de versement, les crédits immobiliers, les contrats d’assurance vie après la date de décès…
Lorsque les courriers arrivent, il est decisif d’effectuer un pré-classement pour éviter qu’ils s’entassent durant des mois dans un coin du travail. Les courriers urgents sont à parcourir immédiatement, tandis par rapport aux autres peuvent être rangés par ordre de priorité. Il est conseillé d’avoir un organiseur de bureau pour placer les papiers importants qui demandent une action ( paiement d’une facture, convocation… ) et les papiers qui doivent être classés ( relevés bancaires, factures en prélèvement automatique… ). Cette astuce permet de se éliminer dès le début des papiers obsolètes pouvant être jetés à l’exemple des prospectus et des pubs.
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